Contratos de pasantía: ¿Qué aspectos debemos atender?

El contrato de pasantía puede definirse como un contrato atípico, por el cual una persona joven –estudiante o recientemente egresada de una carrera técnica o de grado- realiza una práctica relacionada con su formación técnica o profesional, en empresas o instituciones públicas o privadas, durante un periodo relativamente breve y con el objetivo de aprender a aplicar sus conocimientos en su lugar de trabajo y adquirir una experiencia laboral relevante, que le permita en el futuro conseguir empleos vinculados a su especialización con mayor facilidad.

Son caracteres típicos de los contratos de pasantía: (i) la brevedad del vínculo entre el pasante y la empresa o institución; y (ii) que el factor aprendizaje supere la colaboración que preste la persona en el funcionamiento de lasmismas.

A continuación se describirán brevemente cuáles son las cláusulas fundamentales en un contrato de pasantía en el ámbito privado, quedando fuera del presente análisis los contratos de pasantía en el ámbito público. En Uruguay, la ley regula actualmente diversasmodalidades para este tipo de contratación, cada una con sus correspondientes características[1], por lo que el contenido específico de cada contrato en particular dependerá de cada caso, no siendo objeto del presente artículo detenernos en cada uno de ellos, sino simplemente destacar aquellas cláusulas que resultan imprescindiblesen todo contrato de pasantía.

1. Modalidad de la pasantía

En primer lugar sería aconsejable que las partes indicaran la relación que se va a regular por medio de este contrato. En este sentido, por medio de esta cláusula, las partes podrían describir cuál de las modalidades descriptas en la ley va a ser la adoptada a los efectos de la pasantía.

2. Tareas asignadas

Descripto el punto anterior, correspondería proceder a determinar concretamente cuáles son las tareas que deberá desempeñar el pasante en virtud del contrato. Básicamente en esta cláusula se podría describir en detalle cada una de las tareas que serán responsabilidad del pasante.

3. Lugar, asistencia y horario de la pasantía

Asimismo, sería aconsejabledeterminar dónde debería el pasante desarrollar las tareas a su cargo, pudiendo el empleador indicarademás cuál sería el régimen de asistencia –esto es, si de lunes a viernes u otra modalidad, según corresponda- y dentro de qué horario.

4. Obligaciones de las partes

Todo contrato supone derechos y obligaciones, por este motivo, sería importante que las partes pudieran regular debidamente cuáles son las principales obligaciones de cada una.

En este sentido, dentro de las obligaciones del pasante podríamos encontrar: (i) el cumplimiento de las tareas asignadas; (ii) la asistencia de acuerdo a lo previsto en el contrato; (iii) confidencialidad y reserva (aunque esta obligación podría encontrarseen una cláusula o contrato aparte); (iv) cuidar de los elementos proporcionados por la empresa para el desempeño de las actividades a su cargo; (v) observar los reglamentos y políticas internas de la empresa; (vi) prestar los servicios en forma diligente y responsable, entre otras.

Si la empresa, además de las obligaciones legales por aportes a la seguridad social,  acostumbrara a otorgar otros beneficios a sus pasantes, los mismos podrían ser incluidos dentro de esta cláusula. Sin perjuicio de lo anterior, no sería estrictamente necesario incluir un apartado de obligaciones de la empresa, ya que las obligaciones más relevantes en estos casos, estarían a cargo de los pasantes.

5. Remuneración (en caso de corresponder)

Podría entenderse que la existencia de una contraprestación, no es un elemento característico de la pasantía. En este sentido, hay quienes entienden que justamente la ausencia de remuneraciónsería el factor que justifica la naturaleza no laboral del contrato de pasantía. Sin perjuicio de lo anterior, sería aconsejable analizaren cada caso este punto, a la luzde la normativa vigente.

6. Duración del contrato

Esta cláusulapodría ser la principal en estos contratos, dada la relevancia que tendría para la empresa indicar expresamente cuál va a ser el periodo durante el cual el pasante deberá prestar sus servicios. Lo más recomendable sería indicar con precisión y en cada caso, a partir de qué fecha y hasta qué fecha exacta se extenderán los servicios bajo la pasantía.

7. Rescisión

Sin perjuicio de la referida cláusula de duración, sería aconsejable que la empresa pudiera incluir una cláusula de rescisión, a los efectos de delimitar ciertas circunstancias bajo las cuales podría dejar sin efecto el contrato de pasantía, independientemente del plazo de duración y sin mayores consecuencias.

Esta cláusula podría ser unilateral, es decir que prevea únicamente circunstancias bajo las cuales sólo la empresa puede dejar sin efecto el contrato o podría ser bilateral, incluyendo aquellas bajo las cuales también el pasante podría decidir dar por terminado el vínculo antes del vencimiento del plazo.

8. Confidencialidad

Las cláusulas de confidencialidad son cada vez más importantes para las empresas, dada la cantidad de información que se maneja internamente, relativa a sus procesos, técnicas, sistema de organización, planes, proyectos, contratos e incluso información relativa a sus proveedores o clientes, todo lo cual forma parte de su know how.

Cualquier filtración de la misma podría causarle graves perjuicios a la empresa, motivo por el cual sería prudente adoptar todos los mecanismos necesarios para salvaguardar su divulgación. En este sentido, uno de los métodos podría sera través de la inclusión de cláusulas de confidencialidad en sus contratos, donde se establezca la prohibición del pasante de divulgar, relevar, reproducir o transmitir bajo cualquier forma, toda aquella información en cualquier formato, a la que tuviera o pudiera tener acceso con motivo del vínculo que le une con la empresa.

Sin perjuicio de lo anterior, en los últimos años varias empresas instaladas en nuestro país han venido adoptando cada vez más, la práctica de suscribir acuerdos de confidencialidad –Non-Disclosure Agreements o NDA– previo a la negociación de cualquier otro contrato, sea con clientes, proveedores o potenciales dependientes.

9.Propiedad intelectual

Al igual que en los contratos de trabajo, en los de pasantía también podría incluirse esta cláusula, con el fin de establecer quién será el propietario de todos los documentos, desarrollos o procesos que se lleven a cabo durante el periodo de la pasantía. Todos estos podrían quedar bajo la propiedad de la empresa,ya que es quien invierte el capital necesario –y/o aporta las herramientas y capacitación necesarias- para el desarrollo de las actividades referidas.

10. Datos personales

Respecto a todos los datos que almacene la empresa sobre su personal o pasantes contratados para la provisión de servicios, serían aplicables las disposiciones de la ley N° 18.331 de Protección de Datos Personales y Habeas Data. Por este motivo, al igual que en los contratos de trabajo, sería recomendable la inclusión de una cláusula que autorice a la empresa a procesar y almacenar estos datos, debiendo observar las obligaciones que la ley y su reglamentación le impone a tales efectos.

11. No competencia, exclusividad – carácter “intuito personae”

Dado que la empresa contrata a sus candidatos –permanentes o pasantes- en función de suscaracterísticas personales o profesionales, el contrato de pasantía podría incluir una cláusula de exclusividad, en la que se establezca que el pasante deberá desempeñar su actividad en únicamente para la empresa.

Por medio de la cláusula de no competencia, podría establecerse que durante el plazo del contrato, el pasante no podrá prestar servicios en una actividad que compita con la de la empresa.

12. Domicilios, comunicaciones

Implica establecer cómo deberán efectuarse las comunicaciones entre las partes durante la vigencia del contrato. En este sentido, la práctica habitual es que se acuerde como medio de comunicación fehaciente el envío de telegrama colacionado a los domicilios indicados en el contrato.

Cabe mencionar que si durante su vigencia, alguna de las partes cambia el domicilio, se locomunique a la contraparte con la mayor antelación posible, a los efectos de evitar cualquier inconveniente o consecuencia que pueda derivarse de la omisión o comunicación tardía.

Como fuera expresado, lo anterior es tan sólo una mera enumeración de cláusulas típicas en los contratos, analizadas desde la perspectiva de un contrato de pasantía en el ámbito privado en general y sin pretender detenerse en las particularidades de las distintas modalidades que la ley prevé para este tipo de contratación.

[1] Los contratos especiales de trabajo pueden dividirse en dos grandes categorías (i) contratación de profesionales universitarios; y (ii) contratación de jóvenes, pasantías y becas. Dentro de la categoría (ii) encontramos a su vez: (a) primera experiencia laboral; (b) práctica laboral para egresados; (c) trabajo protegido joven; y (d) prácticas formativas en las empresas.